Bestuursreglement

Algemene informatie

Dit document bevat algemene informatie over het VvE bestuur, werkwijze bestuursbesluiten, rollen VvE bestuur en de verantwoordelijkheden voor de bestuursleden. Dit reglement geeft invulling aan de eisen gesteld in de splitsingsakte. 

VvE bestuur

De bestuurders van VvE Molenwijk worden door de vergadering voor onbepaalde tijd benoemd. Zij kunnen te allen tijde door de vergadering worden geschorst en ontslagen. Alle bestuursleden staan ingeschreven bij de KvK en zijn verantwoordelijk voor het gevoerde beleid. Bij het voeren van wanbeleid kunnen de bestuursleden aansprakelijk gesteld worden.

De taken van het VvE bestuur zijn o.a.: 

• Het beheren van de middelen van de VvE,

• Het opstellen van de jaarstukken, 

• Het vaststellen ledenbijdragen na goedkeuring van de exploitatierekening door de vergadering,

• Het opstellen van de jaarlijkse begroting, 

• Het afsluiten van verzekeringen, 

• Het beoordelen van hinder door aanbrengen harde vloeren, 

• Het beoordelen van of toegang tot privé gedeelten t.b.v. werkzaamheden aan gemeenschappelijke delen, 

• Het register aanhouden en in zeer dringende gevallen reparaties zonder voorafgaande toestemming van de VvE vergadering laten uitvoeren. 

Het VvE bestuur heeft delen hiervan uitbesteed aan de beheerder en ziet toe op de uitvoering van het takenpakket door de beheerder. Zij fungeert als spreekbuis voor de leden van de VvE. Voor de volledige lijst met taken en verantwoordelijkheden verwijzen we u naar de splitsingsakte. 

Bestuursbesluit(en)

In het geval van bestuursbesluiten worden de volgende besluitvorming regels in acht genomen. Als er sprake is van een gemandateerd, normaal bestuursbesluit geldt er een meerderheid van stemmen. Bij hetzelfde aantal stemmen zal de stem van de voorzitter doorslaggevend zijn. 

In het zeldzame geval dat een bestuurslid niet functioneert en uit zijn functie gezet dient te worden, wordt dit gedaan middels een stemming. Deze stemming wordt gedaan door de overige bestuursleden en dient unaniem te zijn.

Rollen VvE bestuur

Het VvE bestuur Molenwijk kent de volgende rollen.

• Voorzitter 

• Penningmeester

• Secretaris

• Algemeen bestuurslid

Verantwoordelijkheden

De bestuursleden van verenigingen moeten bij het vervullen van hun taak de belangen van de vereniging vooropstellen. Dat betekent dat ieder bestuurslid samen met de medebestuurders verantwoordelijk is voor het functioneren en de resultaten van de vereniging.

• Wij zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern als extern.

• Wij zullen integer en transparant handelen.  Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen.

• Wij gaan zorgvuldig en discreet om met data en overige informatie waarover we uit hoofde van de bestuursfunctie beschikken.

• Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid door vastlegging van goede procedures en afspraken. Wij streven naar jaarlijks 4 bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste besluiten. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd.

• Wij bewaren de notulen en maken deze op verzoek beschikbaar aan de leden.

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging. Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

• Wij blijven bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden.

• Wij handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.

• Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.

• Wij voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang.

• Wij zien erop toe dat aan de administratieplichten wordt voldaan.

• Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.

• Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.

Als er besluiten moeten worden genomen, waarbij sprake kan zijn van tegenstrijdig belang, zal steeds het belang van de vereniging voorop staan. Dit speelt als een bestuurder een direct of indirect persoonlijk belang heeft bij een bepaalde bestuurlijke beslissing. Hier wordt integer handelen als bestuurder geëist.

• Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden. Deze melding wordt in de notulen van de bestuursvergadering opgenomen.

• Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.

• Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.

Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.